In meinen 15+ Jahren in leitenden Funktionen habe ich viele Kündigungen von Arbeitnehmerseite begleitet – manche professionell, manche chaotisch. Was ich gelernt habe: Eine sauber formulierte Kündigung öffnet Türen, anstatt sie zuzuschlagen. Sie ist kein lästiger Formalismus, sondern ein strategisches Werkzeug. Wer seine Kündigung professionell einsetzt, beweist Haltung und schützt seine Reputation. Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie Arbeitnehmer am besten eine Kündigung schreiben – praxisnah und ohne Floskeln.
Der richtige Tonfall in der Kündigung
Wenn Arbeitnehmer ihre Kündigung verfassen, geht es nicht nur um Paragraphen. Der Tonfall entscheidet, ob ein Arbeitgeber sie später als professionell wahrnimmt. In meinen Jahren als Führungskraft habe ich gesehen, dass harsche, unfreundliche Briefe schnell persönliche Brücken zerstören. Andersherum hat ein klarer, respektvoller Ton oft dazu geführt, dass Arbeitnehmer mit Empfehlungsschreiben oder sogar erneuten Jobangeboten bedacht wurden.
Der richtige Ton heißt: klipp und klar, aber nie aggressiv. Schreiben Sie sachlich, wertschätzend, und verzichten Sie auf überflüssige Erklärungen. Eine Kündigung ist kein Ort, um Frust abzuladen. Hier unterscheiden sich Theorie und Praxis: Während viele Ratgeber vorschlagen, Gründe anzugeben, hat sich in der Realität gezeigt, dass solche Formulierungen häufiger Diskussionen oder Konflikte nachziehen. Bleiben Sie stattdessen bei Daten, Fristen und Dank.
Ich habe es immer so gehalten: Wer die Tür leise schließt, kann sie später leichter wieder öffnen. Die meisten Branchen sind kleiner, als man denkt – Netzwerke erinnern sich an Stile, nicht an Worte. Ein diplomatischer Tonfall ist daher eine Investition in Ihre Zukunft.
Klare Struktur und Formulierungen
Es reicht nicht, einfach „Hiermit kündige ich“ zu schreiben. Arbeitgeber und HR-Teams erwarten eine saubere Struktur. Ich habe Kündigungen erlebt, die so unübersichtlich waren, dass HR mehrfach nachfragen musste. Das kostet Zeit und hinterlässt ein unprofessionelles Bild.
Die Basis ist simpel: Name, Adresse, Datum, Empfänger, Betreff („Kündigung meines Arbeitsvertrages“), Textkörper, Unterschrift. Der Textkörper sollte maximal drei Sätze umfassen: die eindeutige Kündigungserklärung, das exakte Enddatum (unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist) und optional ein Dank für die Zusammenarbeit. Viele Arbeitnehmer vergessen das Enddatum – und riskieren dadurch Missverständnisse oder Rechtsunsicherheiten.
In der Praxis nutze ich hier immer eine Kontrollfrage: „Könnte ein externer Dritter diesen Brief lesen und sofort verstehen, was Sache ist?“ Wenn die Antwort ja lautet, haben Sie alles richtig gemacht. Das wirkt nicht nur professionell, sondern reduziert Rückfragen auf ein Minimum.
Ein klarer Aufbau ist der Schlüssel, um souverän zu wirken und potenzielle rechtliche Zweifel auszuschließen.
Kündigungsfristen korrekt berechnen
Die Frist ist der Punkt, an dem viele Arbeitnehmer stolpern. In der Theorie ist es einfach: Steht im Vertrag eine Frist, dann gilt diese. In der Praxis habe ich aber erlebt, dass Unklarheit über Tarifverträge, Probezeitregelungen oder betriebliche Sondervereinbarungen zu teuren Fehlern führte. Ein Mitarbeiter schrieb einmal die falsche Frist in seine Kündigung, arbeitete vier Wochen zu lang – und verpasste dadurch seinen neuen Jobstart.
Prüfen Sie genau:
- Steht Ihre Kündigungsfrist explizit im Arbeitsvertrag?
- Gibt es einen Tarifvertrag?
- Greift das Bürgerliche Gesetzbuch (§622 BGB)?
Es ist ein einfacher, aber entscheidender Schritt: Nehmen Sie sich zehn Minuten Zeit und lesen Sie die Originaldokumente. Selbst in stressigen Wechselphasen macht dieser kurze Check den Unterschied. Ich empfehle, den letzten Arbeitstag exakt zu benennen („… kündige zum 30.11.2025“). Damit verhindern Sie Interpretationsspielräume.
Übrigens: Falls Sie unsicher sind, kann es helfen, sich an seriösen Quellen wie Arbeitsrechte.de zu orientieren.
Schriftform versus digitale Kommunikation
Hier erlebe ich jedes Jahr Missverständnisse. Viele Arbeitnehmer glauben, eine E-Mail oder WhatsApp reiche. Fakt ist: Die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift ist gesetzlich zwingend vorgeschrieben. Ich habe Fälle gesehen, bei denen Kündigungen per E-Mail schlicht nicht anerkannt wurden – mit dem Ergebnis, dass Arbeitnehmer monatelang weiterbeschäftigt waren, obwohl sie längst weg wollten.
Die Praxisregel lautet: Kündigungen immer physisch übergeben oder per Post mit Einwurf-Einschreiben versenden. Eine digitale Kopie kann zusätzlich geschickt werden, aber sie ersetzt niemals das Original. Selbst hochdigitalisierte Unternehmen bestehen auf der klassischen Variante – und das aus gutem Grund: Rechtssicherheit.
Ein Tipp aus Erfahrung: Übergeben Sie das Schreiben persönlich mit Zeuge oder lassen Sie sich den Eingang bestätigen. Damit steht später niemand vor der Aussage-gegen-Aussage-Falle.
Emotionen rauslassen – Haltung zeigen
Viele denken: „Wenn ich gehe, kann ich endlich meine Meinung sagen.“ Ich habe unzählige Male erlebt, dass Arbeitnehmer in der Kündigung zu viel Emotion zeigen – und das fiel immer auf sie zurück. Ein schlecht gelaunter Brief wird intern sofort herumgereicht und prägt den Ruf weit über das Unternehmen hinaus.
Professionalisierung heißt, die Emotionen im Zaum zu halten. Die Kündigung ist kein Ort für Abrechnung. Wer wirklich Feedback geben möchte, sollte dies im Exit-Interview tun. Hier kann man – sofern gewünscht – konstruktive Kritik üben. Im Kündigungsschreiben dagegen zählt Haltung: Kurz, präzise, respektvoll.
Ich erinnere mich an einen Fall im Jahr 2018: Ein Mitarbeiter verließ ein Unternehmen, schrieb in seiner Kündigung drei warme Dankeszeilen und bekam ein Jahr später eine leitende Stelle bei einem Partnerunternehmen – vermittelt vom alten Arbeitgeber. Kleine Gesten haben große Wirkung.
Typische Fehler vermeiden
Die größten Fehler, die ich in Kündigungen gesehen habe, sind:
- Falsche Fristangaben
- Fehlendes Enddatum
- Aggressiver Ton
- Keine Unterschrift
- Abgabe per falschem Kanal (z. B. E-Mail ohne Rechtsgültigkeit)
Einer der größten Stolpersteine ist tatsächlich die fehlende Unterschrift – immer wieder passiert es, dass Arbeitnehmer die Seite ausdrucken, aber nicht unterzeichnen. Das klingt trivial, hat aber schon zu Vertragsverlängerungen gegen den Willen geführt.
Auch gerne übersehen: der richtige Adressat. Kündigungen gehören in der Regel an die Personalabteilung oder die Geschäftsführung, nicht an den direkten Vorgesetzten. Eine korrekte Adressierung ist ein Signal von Professionalität und Respekt.
Kündigung als Teil der persönlichen Marke
Ich bin überzeugt: Jede Kündigung schreibt auch an Ihrer persönlichen Marke mit. Was bleibt hängen: waren Sie professionell, souverän, verlässlich? Oder emotional, unsauber, unklar? In der heutigen, vernetzten Arbeitswelt wirkt Ihr Kündigungsschreiben weiter, als Sie denken.
Strategisch genutzt, kann eine Kündigung Ihre Marktposition sogar stärken. Ein kluger, sauberer Abgang signalisiert potenziellen zukünftigen Arbeitgebern: Diese Person beherrscht Professionalität auch in schwierigen Momenten. Ich habe mehrfach Empfehlungen ausgesprochen, nur weil ein Mitarbeiter seine Kündigung stilvoll gelöst hatte.
Arbeitnehmer unterschätzen oft, dass der letzte Eindruck mindestens so stark wirkt wie der erste. Ein gelungener Start im Unternehmen ist wichtig – ein souveräner Abgang aber mindestens genauso wertvoll.
Praktische Vorlage für Arbeitnehmer
Zum Abschluss: Viele fragen mich nach einer Vorlage, wie Arbeitnehmer am besten eine Kündigung schreiben sollen. Meine Empfehlung ist immer eine schlanke Version. Kein Roman, kein „bitte-bitte“-Ton, sondern:
„Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag vom [Datum] ordentlich und fristgerecht zum [Datum]. Ich danke Ihnen für die Zusammenarbeit und wünsche dem Unternehmen weiterhin Erfolg.“
Das ist keine Floskel, sondern ein Schutzschild. Schlank, juristisch wasserdicht, menschlich respektvoll. Genau so habe ich es über Jahre immer wieder erlebt: Es funktioniert – unabhängig von Position, Branche oder Alter.
Fazit
Am besten eine Kündigung schreiben bedeutet für Arbeitnehmer: Ton wahren, klar strukturieren, Fristen prüfen, Emotionen ausblenden. In meiner Erfahrung macht dieser professionelle Ansatz nicht nur den Abgang sauber, sondern öffnet Türen für zukünftige Chancen. Ein starker Schlussakkord zahlt auf Ihre Karrierebilanz ein.
FAQs
Muss ich in der Kündigung einen Grund angeben?
Nein, Arbeitnehmer müssen keinen Kündigungsgrund nennen. Das Schreiben sollte neutral und sachlich bleiben.
Kann ich per E-Mail kündigen?
Nein, eine Kündigung per E-Mail ist nicht rechtswirksam. Nur die Schriftform mit Unterschrift zählt.
Darf ich in der Probezeit sofort kündigen?
Ja, in der Probezeit gelten verkürzte Fristen, meist zwei Wochen.
Was passiert, wenn ich die Frist falsch angebe?
Dann gilt die gesetzliche oder vertraglich korrekte Frist – unabhängig von Ihrer Angabe.
Wer muss die Kündigung erhalten?
In der Regel die Personalabteilung oder die Geschäftsführung, niemals nur der direkte Vorgesetzte.
Ist ein handschriftlicher Brief besser als ein digital getippter?
Beides ist möglich, solange die Unterschrift eigenhändig geleistet wird.
Sollte ich Dank im Schreiben ausdrücken?
Ja, ein kurzer Dank signalisiert Professionalität und Haltung.
Kann ich die Kündigung persönlich übergeben?
Ja, das ist sogar empfehlenswert – mit Eingangsbestätigung oder Zeuge.
Was passiert, wenn die Kündigung nicht ankommt?
Ohne Nachweis riskieren Sie, dass sie nie als zugestellt gilt. Deshalb Einwurf-Einschreiben oder persönliche Übergabe.
Muss ich den genauen letzten Arbeitstag angeben?
Ja, das verhindert Missverständnisse und sorgt für klare Verhältnisse.
Kann der Arbeitgeber die Kündigung ablehnen?
Nein, Arbeitnehmerkündigungen sind einseitige Willenserklärungen.
Wann sollte ich kündigen, wenn ich einen neuen Job habe?
Erst wenn Sie den neuen Vertrag unterschrieben haben.
Sollte ich Kritik im Kündigungsschreiben äußern?
Nein, Kritik gehört höchstens ins Exit-Interview, nicht ins Kündigungsschreiben.
Wie lange muss ich nach Kündigung bleiben?
Bis zum Ende der vertraglichen oder gesetzlichen Frist.
Brauche ich einen Anwalt für meine Kündigung?
In einfachen Fällen nicht, bei Unsicherheiten kann eine rechtliche Beratung sinnvoll sein.
Macht es Sinn, die Kündigung als Chance für Networking zu sehen?
Ja, wer professionell kündigt, bleibt im Netzwerk positiv in Erinnerung.